La comunicació: menys és més

Cada dia rebem centenars d’informacions a través de Whatsapp, correus electrònics, videotrucades i xarxes socials. El bombardeig ens deixa tan saturats que l’endemà només recordem un 10% del que ens han dit. Què podem fer perquè els missatges que nosaltres enviem no passin desapercebuts? Quina estratègia hem d’utilitzar per captar l’atenció del receptor? Només tenim una solució: sintetitzar. En la comunicació escrita, significa utilitzar frases curtes (màxim 15 paraules) i textos breus (màxim dos o tres paràgrafs). En un correu electrònic, la informació important sempre s’ha de posar al principi, no fos cas que el nostre lector només volgués llegir les dues primeres línies. Les frases amables o de protocol, al final. Whatsapp també ens reclama brevetat. Els missatges escrits han de ser molt clars. Hem d’evitar paraules ambigües com ara “tema” i “cosa”. I els missatges de veu no haurien de durar més d’un minut. He rebut un àudio de set minuts. I quan he acabat d’escoltar-lo m’he quedat en blanc, sense saber quina era la informació important. Quan parlem en públic també hem de sintetitzar. Millor un discurs de tres minuts que de cinc i s’han d’estructurar en dos o tres punts. Començarem amb un petit cop d’efecte (projectar una foto, esmentar una frase famosa, ensenyar un gràfic, llançar una pregunta al públic) i a continuació exposarem els apartats. Un minut per cada un. I, per acabar, la frase “moltes gràcies per la vostra atenció”. Les videotrucades per Zoom o Teams continuen omplint la nostra agenda. Les vostres intervencions han de ser de dos o tres minuts. Prepareu-vos el discurs i assageu-lo si fa falta. I aneu per feina, especialment al principi. Res de començar amb tòpics avorrits com ara “no he tingut gaire temps per preparar la meva exposició, però espero que us agradi”. Quan comuniquem ens hem de posar sempre a la pell del receptor. Segurament haurà rebut centenars de missatges i estarà esgotat. Un missatge breu és un regal del cel per al nostre entorn. Recordeu... menys és més.