administracions
Girona simplifica burocràcia i redueix fins a un 66% les signatures dels tràmits per agilitzar-ne la resposta
L’Ajuntament ja ha creat 210 plantilles de diferents documents que permetran agilitzar la feina del personal municipal
Girona ha simplificat burocràcia amb un nou sistema que permet al consistori guanyar eficiència i, de retruc, reduir el temps de resposta a la ciutadania. Per una banda, s’ha creat una base de dades interna que inclourà plantilles actualitzades de tots els documents. D’entrada, ja s’hi han bolcat 210 models (referits a convenis de col·laboració, contractes menors o peticions d’ús de la via pública). A més, el consistori ha reduït fins a un 66% les signatures per aprovar-los o autoritzar-los. Perquè si abans per fer un tràmit podrien caldre’n fins a set, ara s’ha passat a tres o quatre. La vicealcaldessa, Gemma Geis, subratlla que, a més “d’endreçar el funcionament intern”, el nou sistema els permet ser “més àgils” de cara a la ciutadania.
Des del mes de gener, els serveis jurídics de l’Ajuntament de Girona estan repassant tots els tràmits que es poden fer a través del consistori. I per a cadascun d’ells en creen una plantilla actualitzada, que després introdueixen a la base de dades on hi tenen accés tots els treballadors municipals.
La vicealcaldessa i regidora de l’àrea, Gemma Geis, explica que tota aquesta revisió té un objectiu clar. “Volem simplificar i agilitzar els diferents procediments, per treballar millor des de dins el consistori i ser més eficaços de cara a la ciutadania”, subratlla.
Fins ara, els serveis jurídics han revisat i actualitzat 23 expedients. En total, permeten dur a terme 210 tràmits referits a convenis de col·laboració, contractes menors, ordenances i reglaments, autoritzacions d’ús de la via pública (per exemple, una festa veïnal) i dret d’accés a la informació.
“Per a cadascun d’ells, disposar d’una plantilla que han validat els serveis jurídics ens ajuda a endreçar internament els procediments administratius”, concreta Geis, recordant que aquesta també era una demanda que li havia fet arribar el personal municipal. D’aquesta manera, precisa la vicealcaldessa, a l’hora de gestionar tràmits, els treballadors “disposen de garanties i seguretat jurídica” i tenen tota la informació actualitzada.
Per fer-ho gràfic, Gemma Geis posa l’exemple d’una subvenció. “Si ha sortit una sentència que estableix un criteri diferent, en el moment en què serveis jurídics la bolca al sistema, com que la informació està centralitzada, ja en tenen coneixement totes les àrees de l’ajuntament”, subratlla la vicealcaldessa.
Reduir signatures
En paral·lel, i dins la voluntat de guanyar temps de resposta, l’Ajuntament de Girona també ha revisat -i reduït considerablement- les signatures internes que calen per autoritzar o aprovar els diferents tràmits. En el cas dels 210 models que ja s’han revisat, fins ara, sumant-los tots, eren necessàries 196 signatures per avalar-los. Amb el nou sistema, aquesta xifra s’abaixa a 66 (cosa que traslladat en percentatges en suposa un 66% menys).
“Hem revisat qui està obligat per llei a signar i qui no, també dins la voluntat de simplificar”, explica Geis. A la pràctica, això es tradueix en què, si abans calien fins a set signatures per fer un tràmit, ara es passa a tres o quatre. Bàsicament, les del regidor o regidora de torn, les del cap d’àrea, les d’intervenció –en cas que hi hagi diners entremig– i les d’assessorament jurídic.
“Treure tot aquest pes de signatures que no calien també ens permet guanyar temps i ser més àgils en la resolució”, explica Gemma Geis. “És a dir, per una banda endrecem internament la casa actualitzant el sistema i simplificant les signatures; i per l’altra, millorem en eficiència en l’atenció a la ciutadania, perquè serem més ràpids a l’hora de respondre’ls”, afirma la vicealcaldessa de Girona.
Implantació progressiva
D’entrada, tots aquests models de documents s’estan bolcant a la plataforma de gestió d’expedients municipals (que es coneix amb l’acrònim de RITA). I aquest mateix dimarts, ja hi ha 117 treballadors municipals que estan fent un curs per començar a aplicar-ho en el seu dia a dia.
En aquest cas, la formació fa referència a convenis de col·laboració (siguin de l’àrea que siguin). Perquè aquest és el primer tràmit a partir del qual aquest setembre el nou sistema es començarà a estendre a la resta. La vicealcaldessa explica que la implantació serà progressiva, i que s’hi aniran incorporant nous models i plantilles fins a abastar el 100% de les tramitacions administratives que es fan des del consistori (per exemple, les referides a planejament urbanístic, llicències, padró o rescabalament de danys i perjudicis).
“A més, a través del RITA també podrem saber quin percentatge de models de documents es fa servir des de cada àrea; i per tant, quina és la prestació de serveis que es fa a la ciutadania”, precisa la vicealcaldessa de Girona.
Nova ordenança digital
En paral·lel, Geis avança que, en una segona o tercera fase, la voluntat és incorporar la intel·ligència artificial (IA) per agilitzar la tramitació d’expedients i les autoritzacions. Per això, l’Ajuntament de Girona està acabant d’enllestir una nova ordenança digital centrada en l’administració electrònica.
La voluntat és aprovar-la en els propers mesos. “Treballem amb dades susceptibles de protecció, amb interessos públics i drets dels ciutadans; i hem de vetllar-hi i també regular quins usos es poden fer de la intel·ligència artificial”, precisa Gemma Geis.
La vicealcaldessa de Girona subratlla que el nou sistema per simplificar burocràcia “permet garantir als gironins i a les gironines” que els tràmits seran “més àgils i ràpids”. “A més, les diferents plantilles també permeten guanyar en eficiència i donen seguretat jurídica i, com que s’actualitzaran automàticament, això beneficiarà directament els mateixos treballadors públics”, conclou Gemma Geis.